Положення про відділ по роботі зі зверненнями громадян, комунікацій з громадськістю, доступу до публічної інформації та контролю

  

 ЗАТВЕРДЖУЮ                        
Голова Державного агентства          
 з питань електронного урядування
  О. В. Риженко
«____» ________________ 2017 року

         

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ по роботі зі зверненнями громадян, комунікацій з громадськістю, доступу до публічної інформації та контролю

Державного агентства з питань електронного урядування України

       

1. Загальні положення.

 1.1. Відділ по роботі зі зверненнями громадян, комунікацій з громадськістю, доступу до публічної інформації та контролю  (далі – відділ) є самостійним структурним підрозділом Державного агентства з питань електронного урядування України (далі – Агентство).

1.2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України, указами Президента України, постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, Типовою інструкцією з діловодства у міністерствах та інших органах виконавчої влади затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 (зі змінами та доповненнями), Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893, Порядком проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03.11.2010 № 996, Методичними матеріалами з організації зв'язків з громадськістю (в частині що стосується), Порядком взаємодії органів виконавчої влади, Секретаріату Кабінету Міністрів України та державної установи «Урядовий контактний центр» із забезпечення оперативного реагування на звернення, які надходять на урядову «гарячу лінію», Єдиний веб-портал органів виконавчої влади та Урядову телефонну довідку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.2009 № 898, Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 «Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій із зазначенням строків зберігання документів», Положенням про Державне агентство з питань електронного урядування України та цим Положенням, а також наказами Агентства.

1.3. Відділ забезпечує взаємодію Агентства з громадськістю, організацію діловодства, систематичний та повний контроль за виконанням службових документів, звернень громадян, доступу до публічної інформації, інших документів, що відносяться до діяльності Агентства.

 1.4. Правове регулювання відносин, пов’язаних із забезпеченням доступу до публічної інформації, здійснюється відповідно до законів України «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про державну таємницю» та інших нормативно-правових актів з цих питань.

2. Основні завдання відділу.

2.1 Встановлення єдиного порядку роботи з документами в Агентстві та на підпорядкованих підприємствах, здійснення контролю за виконанням документів, забезпечення вільного отримання та поширення публічної інформації.

2.2. Організація та забезпечення зберігання документів.

2.3. Забезпечення розробки та впровадження заходів щодо удосконалення діловодства.

2.4. Сприяння реалізації конституційного права громадян на свободу слова та безперешкодній діяльності засобів масової інформації.

2.5. Забезпечення і розробка нормативно-правових актів з питань, що відносяться до компетенції відділу.

2.6. Проведення консультацій з громадськістю.

2.7. Дотримання встановленого порядку надання публічної інформації (облік, систематизація та контроль щодо задоволення запиту, оприлюднення).

3. Відділ відповідно до покладених на нього завдань і функцій: 

3.1. Здійснює прийом та реєстрацію законів України, актів і доручень Президента України, рішень Уряду, доручень Прем’єр-міністра України, запитів і звернень народних депутатів України та інших контрольних документів, що надходять до Агентства, передає їх на розгляд керівництву і забезпечує передачу документів у структурні підрозділи на виконання  відповідно до резолюції керівництва.

3.2. Розробляє проекти нормативно-правових актів, з питань, які відносяться до компетенції відділу.

3.3. Приймає та реєструє документи з грифом «Для службового користування», які надходять на адресу Агентства.

3.4. Отримує письмові звернення громадян, письмові звернення громадян які надійшли на урядову телефонну «гарячу лінію» ДП «Урядового контактного центру», запити на публічну інформацію, листи підприємств, установ і організацій, що надходять на адресу Агентства, проводить їх автоматизовану реєстрацію та після розгляду керівництвом Агентства відповідно до його резолюції  направляє їх для розгляду у структурні підрозділи.

3.5. Здійснює реєстрацію вихідних листів Агентства, наказів та доручень керівництва Агентства, та забезпечує здійснення систематичного контролю за їх своєчасним виконанням.

3.6. Забезпечує розсилку вихідної кореспонденції за адресатами.

3.7. Забезпечує опрацювання, систематизацію, аналіз та контроль, стосовно задоволення запиту на публічну інформацію.

3.8. Забезпечує оприлюднення інформації  відповідно до ст. 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

3.9. Забезпечує оперативний пошук і видачу інформації по документах.

3.10. Здійснює розробку інструкції з діловодства, номенклатури справ в Агентстві та заходи по вдосконаленню автоматизованої системи діловодства та контролю за виконанням документів Агентства.

3.11. Здійснює моніторинг виконання контрольних документів структурними підрозділами, організовує підготовку зведеної інформації на оперативні наради та за вимогою керівництва Агентства.

3.12. Забезпечує підготовку інформаційної довідки керівництву Агентства та керівникам структурних підрозділів про стан виконання структурними підрозділами контрольних доручень з  питань, що контролюються  Секретаріатом Кабінету Міністрів України.

3.13. Надає методичну допомогу з питань діловодства, контролю за виконанням документів структурними підрозділами Агентства.

3.14. Забезпечує контроль за веденням обліку, зберіганням та використанням в Агентстві документів з грифом «Для службового користування».

3.15. Сприяє безперешкодній діяльності засобів масової інформації та утвердженню свободи слова.

3.16. Готує в межах своїх повноважень інформаційно-аналітичні матеріали до брифінгів, прес-конференцій, засідань за круглим столом, що проводяться в Агентстві.

3.17. Здійснює підготовку і оперативне розповсюдження офіційної інформації про діяльність Агентства.

3.18. Забезпечує інформаційне наповнення офіційної сторінки Агентства, з питань, що належать до компетенції відділу.

3.19. Забезпечує інформаційний супровід засідань, нарад та інших заходів.

3.20. Здійснює організацію та підготовку інтерв’ю, коментарів керівництва Агентства.

3.21. Щотижня перевіряє виконання структурними підрозділами службових документів та звернень громадян, які знаходяться на контролі в Агентстві, та доповідає про стан перевірки на оперативних нарадах.

4. Структура.

4.1. Структура та штат відділу визначаються штатним розписом, затвердженим Головою Агентства.

4.2. Відділ підпорядковується безпосередньо заступнику Голови Агентства.          

4.3. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади відповідно до вимог чинного законодавства за наказом Голови Агентства.          

4.4. Розподіл обов’язків між працівниками здійснюється відповідно до посадових інструкцій що затверджується Головою Агентства.

4.5. Відділ має свою печатку та штампи установленої форми.

5. Права.

5.1. Посадові особи відділу мають права відповідно до чинного законодавства.             

6. Керівництво відділу.

        Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю відділу, розподіляє обов'язки між працівниками, очолює та контролює їх роботу. Забезпечує організацію діловодства в Агентстві відповідно до чинних правил. Контролює організацію діловодства в управліннях, відділах, інших підрозділах Агентства, надає їм методичну допомогу. Розробляє заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства, організацію праці працівників Агентства. Здійснює підготовку засідань, нарад та конференцій.  Стежить за дотриманням правил з охорони праці та протипожежного захисту. Координує роботу відділу з іншими структурними підрозділами Агентства. Працює із секретними документами. Відповідає за зберігання печатки та правильність її використання. Подає згідно з чинним законодавством пропозиції керівництву про призначення, звільнення з посад та переміщення працівників відділу, своєчасне заміщення вакансій та заохочення. Забезпечує систематичне підвищення професійної компетентності працівників, контролює стан службової та виконавчої дисципліни у відділі. Організовує роботу із захисту державних таємниць у відповідності з чинним законодавством.             

     Начальник відділу має право:

6.1. Одержувати у встановленому порядку від структурних підрозділів Агентства документи і матеріали для реалізації покладених на відділ завдань.
6.2. Залучати у встановленому порядку особовий склад структурних підрозділів Агентства до розгляду питань, що належать до його компетенції.
6.3. Вносити на розгляд заступника Голови Агентства пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу, що стосуються його діяльності, а також пропозиції стосовно заохочення, притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності порушників трудової дисципліни.
6.4. Здійснювати прийом відвідувачів з питань, що належать до його компетенції, надавати їм роз’яснення, консультації та вживати, у разі необхідності, заходів щодо своєчасного розгляду їх пропозицій, заяв, скарг та звернень.
6.5. За дорученням керівництва Агентства здійснювати у встановленому порядку перевірку структурних підрозділів з питань, що належать до сфери діяльності та компетенції відділу.
6.6. Виконувати інші завдання і функції, передбачені цим Положенням, а також окремі доручення керівництва.

     Начальник відділу зобов’язаний:

6.7. Вживати всіх заходів, передбачених цим Положенням та використовувати всі права, зазначені в цьому Положенні, для виконання покладених на відділ  функцій.
6.8. У разі неможливості забезпечення виконання відділом покладених на нього функцій, начальник відділу зобов’язаний інформувати про це в установленому порядку Голову Агентства.                 

     Начальник відділу несе відповідальність за:

6.9. Своєчасне і якісне виконання покладених на відділ основних завдань і функцій визначених цим положенням.
6.10. Дотримання у своїй діяльності вимог чинного законодавства, загальних правил поведінки державного службовця та обмежень, передбачених законодавством України про державну службу.
6.11. Дотримання порядку роботи з документами з грифом ДСК, збереження державної таємниці.
6.12. Дотримання трудової, службової та виконавчої дисципліни у відділі.
6.13. Достовірність звітних даних, відомостей та інших матеріалів, підготовлених у відділі.
6.14. Завдання матеріальної шкоди – в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.
     Ступінь відповідальності інших працівників встановлюється посадовими інструкціями.
     У разі порушення службової дисципліни, неналежного виконання службових обов’язків та недотримання вимог нормативно-правових актів у своїй діяльності несе відповідальність у порядку, визначеному чинним законодавством.

     Начальник відділу повинен знати:

6.15. Конституцію України, інші нормативно-правові акти у сфері державної служби, що застосовуються у діяльності відділу.
6.16. Правила ділового етикету, правила та норми охорони праці та протипожежного захисту, основні принципи роботи на ПЕОМ та відповідні програмні засоби, державну мову на рівні вільного володіння нею.

7. Кваліфікаційні вимоги.

7.1. Для виконання поставлених завдань, начальник відділу повинен мати повну вищу освіту відповідного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорій «Б» чи «В» або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років.

8. Взаємовідносини з посадою.

     За відсутності начальника відділу, його обов’язки виконує особа, призначена у встановленому порядку,  яка набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов’язків.
8.1. Відділ у своїй роботі взаємодіє з усіма структурними підрозділами Агентства в межах своєї компетенції відповідно до функцій та завдань визначених у цьому Положенні.
                   
Начальник відділу по роботі зі
зверненнями громадян, комунікацій
з громадськістю, доступу до публічної
інформації та контролю                                               ________________